Wie aufwändig ist eine BI Umsetzung?

Die kosten einer BI-Umsetzung hängen von den Anforderungen an das Reporting ab. Es kommt also drauf an – wie so oft halt. Ich bin kein Freund dieser Floskel, aber ich gebe zu, sie hat ihre Berechtigung. Viel wichtiger ist es aber zu wissen, dass selbst bei kleinen Use Cases eine BI-Lösung anzustreben ist. Der große Nutzen von BI findet im Kleinen die genau gleiche Anwendung wie auf einer Konzerninfrastruktur. Man kann sogar so weit gehen, dass man private Vorgänge visualisiert und durch Kennzahlen operationalisiert.

Sich selbst mit BI steuern

Stellt man sich vor, dass man die Schulleistung seiner Kinder per BI Tool verfolgen möchte – dann entstehen an dieser Stelle noch nicht einem Kosten für ein professionelles BI-Tool. Im Gegensatz zu EXCEL stellt Power BI eine komplett kostenlose Version bereit. Alles was man in diesem Case berücksichtigen muss, sind die Umsetzungsaufwände.

Mit Business Intelligence Teams und Abteilungen steuern

Recherchiert man nach BI, wird man sofort mit Buzzwords wie Konnektoren, Datenmodellierung, Infrastruktur, Data Warehouse und KPIs konfrontiert. Ist das Budget dabei tendenziell schmal oder gar nicht existent, neigt man doch dazu diese Seite schnell zu schließen. Das Vorhaben wäre damit vom Tisch und man kehrt zur alten Routine zurück.

Jeden Monat entpuppt sich aber, dass die alte Routine sehr viel Zeit und Nerven frisst und zudem vollkommen unflexibel ist. Wäre es da nicht einfacher, wenn die Team-Mitglieder oder die externen Dienstleister ihre eigenen Reports in einem Ordner oder auf einem FTP ablegen? Als Teamleiter möchte man im Anschluss doch nur die verschiedenen Berichte analysieren. Das Zusammentragen der einzelnen Berichte ist ein «Pain in the Ass» und die separate Betrachtung erschwert die Vergleichbarkeit.

Genau dieses Problem wird von BI gelöst – aktuell bezeichnet man es auch häufig als SSBI, also Self Service Business Intelligence. Es ist die Kompetenz, Reports simpel und schnell zu erstellen. Als User kann man sich einzig auf die Analyse konzentrieren.

Ganz so schnell geht es aber leider auch nicht. Im Grunde benötigt man auch in einem kleinen Use Case ein Konzept. Was möchte man wissen, wie lässt es sich messen und wie möchte man die Daten strukturieren? Darüber hinaus ist eine Mini-Infrastruktur notwendig und letztlich auch ein BI-Tool. Das ist aber kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken. Denn selbst mit diesem kleinen Aufwand können Teamleiter einen ersten Schritt in Richtung datengetriebene Organisation gehen. Ohne es vielleicht zu wissen, preschen genau diese Leute als Pioniere nach vorne in Richtung mehr Digitalisierung.

„BI ermöglicht es Managern, sich auf die Steuerung zu fokussieren und nicht mehr auf die Aufbereitung von Reports.“

Unternehmen datengetriebene steuern

Nun denken wir einen Schritt weiter. Welchen Aufwand muss man für eine BI-Implementierung auf Enterprise-Ebene berücksichtigen? Im ersten Schritt ist festzustellen, dass das Thema BI in einzelnen Teams angegangen wird. Diese Teams bauen eine Mini-Infrastruktur und betrachten kleinere Bestandteile wie bspw. eine Kampagne oder ein Produkt. Die Aufwände hinter diesen Projekten stecken überwiegend in der Konzeption und Umsetzung. Weniger in infrastrukturellen Anpassungen und Lizenzen.

Komplex wird es auf einmal, wenn man statt einer sehr punktuellen Betrachtung, eine Gesamtbetrachtung anstrebt. In diesem Fall muss die Infrastruktur die Fähigkeit besitzen, die Daten aus allen notwendigen Tools abzurufen, aufzubereiten und im besten Fall in einem DWH abzulegen. Darüber hinaus müssen die Analyseanforderungen der Stakeholder berücksichtigt werden. Das heißt, alle Daten müssen in eine entsprechende Struktur überführt werden.

Ein solches Projekt startet mit umfassenden konzeptionellen Überlegungen. Das ist auch sinnvoll, da im Nachgang meist ein größeres Team an IT-Experten und Technical Consultants für eine Umsetzung an den Start gebracht werden. Hier entstehen nicht nur hohe Personalaufwände, auch Lizenzen, Server und die Umsetzung von Schnittstellen schlagen ins Gewicht.

Zeit für eine neue Abteilung – das Digital Marketing Controlling

Die Menge an Tasks und der folgende Pflegeaufwand spricht sogar dafür, ein neues Team im Unternehmen zu verankern – das digitale Marketing Controlling. Idealerweise hält dieses Team die Schirmherrschaft zu allen digitalen Controlling-Prozessen.

Kurzum, eine BI-Umsetzung kann hohe Aufwände nach sich ziehen. Es hängt also stark vom Use Case ab. Was aus meiner Erfahrung am besten funktioniert ist wie immer eine stufenweise Entwicklung. Es findet sich immer ein Pionierprojekt an denen man Funktion, Vorgehen und Nutzen von Business Intelligence erproben kann. Sobald man davon überzeugt ist, muss überlegt werden, ob eine größere Lösung nicht vorteilhafter ist.