Warum der Einsatz von BI Tools kein Risiko ist

Natürlich möchte niemand bei der digitalen Transformation stehen bleiben. Deshalb müssen auch schnell die neusten Buzz-Tools evaluiert und nach Möglichkeit angeschafft werden. Die Investitionen, die eine solche Tool-Implementierung mit sich ziehen sind erheblich. Man spricht hier nicht nur von den reinen Systemkosten, sondern auch von der Anpassung der Organisation, der Berücksichtigung der Unternehmensstruktur innerhalb des Tools und des nicht gerade kleinen Teils der Mitarbeiterbefähigung. Großes Risiko, großer Impact, groß angelegte Evaluierung und ein breiter Roll-Out.

Proof of Concept als erster Kontaktpunkt mit Power BI und Co.

Unternehmen sind in erster Linie bei der Auswahl eines BI Tools sehr zurückhalten – zu recht. Wird das BI Tool angenommen? Erfüllt es die Anforderungen des Unternehmens? Welche Anforderungen existieren überhaupt? Ist es nicht etwas früh, jetzt bereits ein BI Tool zu wählen? Erfahrungsgemäß muss das bei BI Tools à la Power BI, Tableau, Qlik, Sisense und Co aber nicht sein. Grundsätzliche Lizenzmodelle sind attraktiv und lassen sich in anhand kleiner Proof of Concept (POC) Cases oder in bestimmten Kompetenzcentern des Unternehmens testen. Durch kleinere Projekte lassen sich schnell Erkenntnisse zutage fördern, die für einen breiteren Roll-Out extrem nützlich sind.

Zudem erhalten Unternehmen einen Einblick in den Arbeitsbereich BI, wodurch das Unternehmen Anforderungen an Stellen und Profile aufstellen kann. BI Skeptiker werden die Vorteile anhand eines POC näher gebracht – sie müssen sich also nicht auf eine optimierte Vertriebspräsentation verlassen, sondern können aus erster Hand einmal mit Daten spielen.

Erkenntnisse aus der Proof of Concept Phase nutzen

Zu guter Letzt muss alles schnell gehen. Wieso dann nicht sukzessive Vorgehen und Quick Wins generieren. Eine aufwendige Tool-Implementierung wird dadurch nicht überflüssig; die Erkenntnisse aus den Quick Wins helfen dabei die richtige Entscheidung zu treffen. Das Investitionsrisiko im Rahmen eines POC ist als maximal gering einzustufen. Der große Vorteil, man bekommt schnell Ergebnisse und kann sich eine eigene Meinung bilden.

Eine falsche BI-Toolauswahl kaum möglich

Was ist eigentlich, wenn ich das falsche BI Tool im Einsatz habe? Da BI Tools unterschiedliche Zwecke besitzen, kommt diese Situation selten vor. Es spricht grundsätzlich nichts dagegen Tableau und Power BI im Einsatz zu haben. In vielen Situation ergänzen sich die Tools sogar sehr gut. Was, wenn ich in meinen Kompetenzzentren ein falsches Tool einsetze, dass meine Anforderungen nicht erfüllt und von der Belegschaft nicht angenommen wird? Bei einem sukzessiven Vorgehen könne wir in diesem Fall einfach zurückschwimmen und den POC Case mit einem anderen Tool umsetzen. Im Zweifel werden die Lizenzen eines Tools durch die eines anderen Tools ersetzt.

„Bei einem sukzessiven Vorgehen werden in kurzer Zeit bereits Ergebnisse und Erkenntnisse produziert.“

Schritt für Schritt zum Erfolg

Ich finde es sehr wichtig im Rahmen der digitalen Transformation, auch agil zu bleiben. Das schafft man allerdings selten, wenn man große Sprünge machen möchte. Bei kleinen Hüpfern kann man schnell korrigieren, feiert kurzfristige Erfolge und sammelt für einen weiten Roll-Out wertvolle Erkenntnisse. Darüber hinaus bekommt die Organisation auch eine Chance sich eher geschmeidig weiterzuentwickeln, anstatt mit einer Axt eine neue Kerbe einzuschlagen.

Damit möchte ich nicht sagen, dass eine vollständige BI-Landschaft keinerlei Risiko darstellt und geringe Kosten nach sich ziehen. Die Total Cost of Ownership (TCO) sind grundsätzlich zu berücksichtigen. Mehrere Studien und Whitepaper bezüglich TCO sind leider stark durch den Auftraggeber beeinflusst und analysieren das Thema oberflächlich. Genau vor diesem Hintergrund ist ein sukzessives Vorgehen ratsam, um eigene Erkenntnisse und Anforderungen direkt zu berücksichtigen.